Tối ưu hóa "vòng đời" nhân viên để nâng cao hiệu quả (2024)

Tại hội thảo MBA Talk #92 với chủ đề “How can HR accelerate process improvement?”, các chuyên gia đã chia sẻ về cách HR đóng góp vào mọi khía cạnh từ tuyển dụng, đào tạo nhân viên, đến quản lý hiệu suất và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Tại hội thảo, bà Tôn Nữ Quỳnh Như – People Director, Sanofi và bà Châu Trần Thanh Thảo – HRBP Manager, MSC, đã giới thiệu tầm quan trọng của công tác nhân sự, thể hiện rõ qua “vòng đời” của nhân viên – từ khi bắt đầu đồng hành với tổ chức cho đến lúc kết thúc sự đồng hành này.

Tuyển dụng và quản lý nhân tài

Đầu tiên là quản lý nhân tài. Trong quá trình này, HR cần hợp tác chặt chẽ với các trưởng bộ phận để lên kế hoạch chuẩn bị cho lực lượng lao động kỳ tiếp theo. Quá trình này bao gồm xác định số lượng nhân viên cần tuyển dụng, yêu cầu và cách thức tuyển dụng, v.v..

Bà Tôn Nữ Quỳnh Như, People Director của Sanofi, nhấn mạnh rằng quá trình này phải dựa trên mục tiêu của tổ chức trong năm tiếp theo. Ví dụ, nếu doanh nghiệp đặt mục tiêu tăng trưởng doanh số, bộ phận nhân sự cần tập trung vào việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên cho phòng Sales.

Bà Châu Trần Thanh Thảo – HRBP Manager, MSC, cho biết: “Về phía các trưởng bộ phận, họ cần hiểu rõ nhu cầu nhân lực của bộ phận mình, bao gồm số lượng nhân viên cần tuyển dụng, kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết. Yêu cầu càng rõ ràng từ phía trưởng bộ phận thì khả năng HR tìm được ứng viên phù hợp càng cao.”

Sau khi đã hiểu rõ về các nhu cầu của tổ chức cũng như của từng trưởng bộ phận, HR tiến hành tìm kiếm ứng viên phù hợp. Họ sử dụng các nguồn dữ liệu có sẵn và có thể hợp tác với các đơn vị chuyên về headhunt để xây dựng danh sách ứng viên phù hợp nhất cho từng vị trí cụ thể.

Hoàn thành quá trình tuyển dụng, HR đóng vai trò quan trọng trong việc đào tạo nhân viên mới. Bà Như chia sẻ mỗi công ty đều có những đặc điểm riêng về quy trình và văn hóa tổ chức, vì vậy việc đào tạo nhân viên mới là một bước không thể thiếu. Điều này giúp nhân viên mới hiểu rõ hơn về tổ chức và hòa nhập nhanh chóng vào môi trường làm việc.

Bổ sung vào đó, bà Thanh Thảo nhấn mạnh rằng trong quá trình onboarding, HR cần phối hợp với bộ phận thiết kế chương trình onboarding phù hợp giúp cho nhân viên mới hòa nhập nhanh nhất. HR cũng cần tham gia vào quy trình đào tạo của nhân viên mới, vì nếu họ không được đào tạo và thực thi công việc đúng cách có thể dẫn đến sự lệch pha trong quy trình làm việc của tổ chức.

Quản lý và thúc đẩy hiệu suất làm việc

Việc kiểm tra hiệu suất định kỳ (thường là hàng tháng, quý hoặc năm) là điều cần thiết. Khi phát hiện một nhân viên không đạt được hiệu suất như mong đợi, đội ngũ HR cần phản hồi kịp thời và giải thích rõ ràng về những yếu tố mà công ty kỳ vọng ở nhân viên đó. Bà Quỳnh Như cũng nhấn mạnh rằng HR và trưởng các bộ phận cần liên tục phát triển kỹ năng lắng nghe và tăng cường khả năng điều chỉnh cảm xúc (EQ) để đối phó hiệu quả trong các tình huống như vậy.

Bên cạnh đó, để cải thiện hiệu suất làm việc, nên phát triển văn hóa công ty mà trong đó nhân viên được đề xuất thực hiện những đổi mới và học hỏi từ những sai lầm của mình. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người có thể phát triển và tiến bộ từ kinh nghiệm làm việc thực tế.

Gắn kết với nhân viên và xây dựng văn hóa tổ chức

Trong hầu hết mọi tổ chức, sự gắn kết là yếu tố không thể thiếu. Đội ngũ HR thường tổ chức các cuộc khảo sát nhằm tăng cường hiểu biết và gắn kết của người lao động với doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc thực hiện các hoạt động này thường gặp phải nhiều hạn chế do thiếu hành động cụ thể sau khi thu thập kết quả. Do đó, bà Thảo khuyên rằng cần tuyên truyền và giải thích cho nhân viên về mục đích của cuộc khảo sát để tăng cường ý thức và sự tham gia của họ.

Ngoài ra, sự gắn kết cũng được thể hiện thông qua các hoạt động team building và việc khen thưởng. Bởi vì không chỉ là mức lương, người lao động đòi hỏi nhiều hơn thế. Họ cần một môi trường làm việc tích cực, nơi mà sếp quan tâm đến quá trình phát triển của nhân viên. Đồng thời, họ cần được công nhận và khen ngợi cho những đóng góp của mình.

Thúc đẩy sự cộng tác giữa các phòng ban

Trong quá khứ, các văn phòng làm việc truyền thống thường có sự tách biệt giữa các phòng ban và tách biệt giữa nhân viên và các cấp quản lý. Tuy nhiên, hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang mô hình văn phòng mở (open space). Điều này giúp tạo ra sự gắn kết giữa các phòng ban, giảm bớt khoảng cách do sự khác biệt văn hóa và tăng cường hiệu suất kinh doanh.

Tái lập quy trình kinh doanh và quản trị sự thay đổi

Trong một thị trường đầy biến động, việc không thích nghi và tái lập quy trình kinh doanh có thể dẫn đến sự tụt hậu và bị đối thủ vượt mặt. Một ví dụ điển hình là Nokia, một trong những tên tuổi lớn chiếm lĩnh thị trường điện thoại di động toàn cầu. Tuy nhiên, do thiếu linh hoạt và khả năng thích nghi với sự biến đổi, Nokia dần mất đi vị thế của mình.

Đồng thời, việc quản trị sự thay đổi là một yếu tố quan trọng cho sự tồn tại của doanh nghiệp. Tuy nhiên, một số nhân viên có thể có những phản ứng tiêu cực với sự thay đổi, lúc này vai trò của bộ phận HR trở nên cực kỳ quan trọng. Người làm Nhân sự cần đảm nhận vai trò hướng dẫn, hỗ trợ nhân viên trong quá trình thay đổi, đào tạo và phổ cập về ý nghĩa và lợi ích của sự thay đổi để nhân viên hiểu và chấp nhận nó. Bằng cách này, họ có thể thấy được lợi ích của sự thay đổi đối với doanh nghiệp và đối với quá trình phát triển cá nhân.

Chuẩn bị cho sự rời đi

Sau thời gian cống hiến cho tổ chức, không tránh khỏi sẽ đến lúc một số nhân viên phải rời đi. Đây là thời điểm mà bộ phận Nhân sự cần tạo ra quy trình off-boarding chuyên nghiệp – một phần của “nghệ thuật HR”. Đội ngũ nhân sự có thể hỗ trợ nhân viên trong việc bàn giao nhiệm vụ cũng như cung cấp sự hỗ trợ tinh thần khi cần thiết.

Việc duy trì mối quan hệ với nhân viên cũ cũng rất quan trọng. Khi nhân viên rời đi trong trải nghiệm tích cực, họ có thể là ứng viên tiềm năng cho những vị trí mới trong tương lai. Vì thế, đội ngũ nhân sự có thể xây dựng mạng lưới nhân viên và cựu nhân viên để duy trì mối quan hệ, chia sẻ những thông tin bổ ích hay cập nhật tình hình đổi mới của doanh nghiệp, v.v..

Kết

Như vậy, HR không chỉ đảm nhiệm các công việc hành chính mà còn đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức. Từ quá trình tuyển dụng và quản lý nhân sự, đào tạo và phát triển, đến quản lý hiệu suất và tạo môi trường gắn kết, HR luôn đóng vai trò không thể thay thế trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Khai thác tối đa vai trò của HR sẽ giúp doanh nghiệp thích nghi linh hoạt với sự biến đổi của thị trường, đồng thời là nền tảng cho sự thành công vượt bậc trong tương lai.

MBA Talk là chuỗi hội thảo với sự tham dự của các chuyên gia ở nhiều lĩnh vực, các lãnh đạo, quản lý cấp cao từ các công ty đa quốc gia, tập đoàn lớn trong và ngoài nước cùng các Giáo sư – Tiến sĩ từ các trường đại học lớn tại Việt Nam & Nước ngoài. Các khách mời sẽ cùng thảo luận, chia sẻ nhiều vấn đề, tình huống thực tiễn trong kinh doanh nhằm cung cấp kiến thức theo hướng chuyên sâu, đúng triết lý đào tạo PSO (Problem Solving in Organization).